Die 6 wichtigsten Tipps für entspannte Videokonferenzen

Mit folgenden sechs Tipps gelingen Ihnen entspannte Videokonferenzen!

Innerhalb weniger Wochen haben Online-Meetings eine ungeahnte Bedeutung bekommen. Sie sind keine Ausnahme mehr, sondern bestimmen für viele von uns den Arbeitsalltag. Umso wichtiger, dass unsere Videokonferenzen so stressfrei wie möglich sind. So geht’s:

1. Machen Sie sich in Ruhe mit der Plattform vertraut

Zoom, GoToMeeting, Google Meet, Jitsi Meet, Microsoft Teams… Wenn es nur eine VK-Plattform gäbe, dann würden wir sie alle längst in- und auswendig kennen und dieser erste Tipp wäre überflüssig. Die Realität sieht für viele allerdings so aus, dass sie Einladungen zu Konferenzen auf verschiedenen Plattformen erhalten. Und jede ist anders.

So bleibt es spannend. Vielleicht etwas zu spannend: Nicht wenige werden nervös bei dem Gedanken, ihre ersten Gehversuche auf einer Plattform unter den Augen ihrer Kund:innen, Vorgesetzten oder Kolleg:innen zu machen.

Wenn es Ihnen auch so geht: Nehmen Sie sich vorab eine Viertelstunde, um die Plattform auszuprobieren. Die Anbieter können noch so sehr von ihren intuitiv bedienbaren Oberflächen schwärmen – Entspanntheit entsteht durch Vertrautheit, in diesem Fall mit der konkreten Nutzeroberfläche.

Am besten verabreden Sie sich mit einem oder einer Sparringspartner:in, um gemeinsam mit der neuen Plattform üben. Klicken Sie sich durch die Funktionen. Und wenn es etwas länger dauert, bis Sie eine Funktion gefunden (oder Ihrem Rechner die Freigaben zum Bildschirmteilen abgerungen haben), stört das in dieser Übungssituation niemanden.

Sparringspartner:innen sind auch hilfreich für den zweiten Tipp.

2. Freunden Sie sich mit der Kamera an

Wer normalerweise fluchtartig den Raum verlässt, wenn jemand anfängt zu fotografieren oder zu filmen, muss sich im Zeitalter der Videokonferenz umstellen. Es ist wichtig, dass Sie sich vor der Kamera wohlfühlen. Nur wer sich wohlfühlt, kann sich gut auf die Inhalte des Meetings konzentrieren – und kommt bei seinen eigenen Redebeiträgen überzeugend rüber.

Auch hier gilt wieder: Die Voraussetzung für entspannte Videokonferenzen ist Vertrautheit –­ nicht nur mit der Technik, auch mit der Kamera.

Um sich mit der Kamera anzufreunden, verbringen Sie möglichst viel Zeit mit ihr. Hier kommt wieder der oder die Sparringspartner:in ins Spiel.

Auch private Gespräche sind ein gutes Übungsfeld. Sie gewöhnen sich daran, dass eine Kamera auf Sie gerichtet ist. Und auch daran, sich selbst in einem der kleinen Fenster zu sehen (das fand ich persönlich sehr gewöhnungsbedürftig).

Extra-Tipp: Finden Sie Ihren VK-Stil

Stellen Sie sicher, dass Sie dem Anlass entsprechend angezogen, frisiert und gegebenenfalls geschminkt sind.

Die meisten kleiden sich bei Videokonferenzen aus dem Homeoffice etwas lässiger als sie es bei einem Meeting im Büro tun würden. Gut so – sie würden sonst leicht verkleidet wirken. Trotzdem: Ein Online-Meeting mit Kolleg:innen ist immer noch ein beruflicher Termin.

Finden Sie bei der Kleiderwahl einen gepflegten Mittelweg: Kein Blazer, aber deswegen noch lange kein Hoodie. Keine Schluppenbluse – aber auch kein Motto-T-Shirt mit Mottenlöchern.

Und wenn Ihre Kolleg:innen Sie nur geschminkt kennen, dann schminken Sie sich auch jetzt (es sei denn, Sie wollen sich nicht mehr schminken, aber das ist ein anderes Thema).

Hier erklärt die amerikanische TV-Moderatorin Dominique Sachse in gut zwölf Minuten, wie Sie bei Ihren Videokonferenzen gut ausschauen (und auch noch einiges zu den Themen Umfeld,  Licht und Ton, s. auch Punkte 3, 4 und 5).

3. Schaffen Sie das richtige Umfeld für entspannte Videokonferenzen

Zum einen brauchen Sie soviel Ruhe und Ungestörtheit wie möglich. Bitten Sie Ihre Mitbewohner:innen, welchen Alters auch immer, um Rücksicht (zum Umgang mit Störungen mehr unter Punkt 6). Machen Sie die Tür zu. Stellen Sie die Klingel ab und das Telefon auf lautlos.

Zum anderen sitzen Sie aber auch entspannter in Ihrem Online-Meeting, wenn Sie wissen: Alles, was die Kamera um mich herum aufnimmt, schadet meinem Standing bei meinen Gesprächspartner:innen nicht. Darum räumen Sie alles aus dem Aufnahmebereich, was nicht zum Anlass und zu dem Image passt, dass Sie transportieren wollen­­­.

4. Machen Sie mit gutem Licht die Videokonferenz für alle angenehmer

Auch Ihre Gesprächspartner:innen sollen ein entspanntes Online-Meeting erleben. Darum tun Sie ihnen den Gefallen und stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mimik auf den Bildschirmen der anderen Teilnehmer:innen gut zu erkennen sind.

Alles andere ist einfach nicht vertrauenserweckend. Und damit unentspannt.

Das wichtigste ist Licht von vorn. Nicht nur sehen die anderen Teilnehmer:innen Sie auf diese Weise gut ­– Sie sehen auch am besten aus:

• Fällt das Tageslicht durch ein Fenster hinter der Kamera direkt auf Ihr Gesicht – wunderbar.
• Ist das Fenster seitlich von Ihnen oder hinter Ihnen, verdunkeln Sie es und platzieren Sie ein Lampe hinter der Kamera, so dass kein Schatten auf Ihr Gesicht fällt.
• Wird der Raum normalerweise von einer Deckenleuchte erhellt – aus damit und stellen Sie wiederum eine Lampe hinter die Kamera.

Außerdem sollten Sie sich so nah an der Kamera platzieren (oder diese so einstellen), dass Ihr Gesicht einen Gutteil des Bildschirms ausfüllt.

Die Kamera sollte sich auf Augenhöhe oder – etwas schmeichelhafter – knapp darüber befinden. Dafür stellen Sie Ihren Laptop zum Beispiel auf mehrere Schuhkartons. Oder auf dicke Bücher (bei Büchern müssen es aber schon einige sein!).

5. Nutzen Sie ein Headset und machen Sie das Mikro aus

Ein Headset führt meistens dazu, dass die Tonqualität besser ist. Das macht die Videokonferenz für Ihre Gesprächspartner:innen angenehmer – und Ihre Redebeiträge kommen besser an.

Probieren Sie die Tonqualität aus, indem Sie (beim Üben mit Ihrem oder Ihrer Sparringsparter:in) die Konferenz aufzeichnen – mal mit, mal ohne Headset.

Viele und laute Hintergrundgeräusche machen es den Teilnehmer:innen schwer sich zu konzentrieren und die Redebeiträge zu verstehen. Darum schalten Sie Ihr Mikrofon aus, wenn Sie nicht gerade mit einem Gesprächsbeitrag an der Reihe sind.

Insbesondere, wenn Sie gleichzeitig tippen oder wenn Sie etwas trinken möchten. Oder wenn Sie Hintergrundgeräusche haben. Falls Sie nicht allein in einem schalldichten Raum sitzen, ist das sehr wahrscheinlich.

Das können auch Geräusche sein, die Sie selbst gar nicht mehr wahrnehmen, weil Sie so daran gewöhnt sind: spielende Kinder, telefonierende Mitbewohner:innen, Autos auf der Straße und sogar Vogelgezwitscher.

6. Für entspannte Videokonferenzen bleiben Sie bei Störungen… entspannt!

Es wird Pannen und Störungen geben. Wenn nicht bei Ihnen, dann bei anderen Teilnehmer:innen.

Irgendwer kommt mit den Funktionen der Plattform nicht zurecht (Sie nicht, Sie haben ja geübt). Irgendwo bricht die Internetverbindung zusammen. Irgendein Nachbar holt den Schlagbohrer raus, während der Teilnehmer mitten im Vortrag ist…

Und natürlich kommen Kinder ins Zimmer („Mama!“), fangen Hunde an zu bellen, die bis eben noch schlafend in der Ecke lagen, und streichen Katzen durchs Bild.

Darum last not least die wichtigste Grundregel für entspannte Videokonferenzen: Bleiben Sie cool.

Wir sind nicht perfekt, die Technik ist nicht perfekt, die ganze (Corona-) Situation ist alles andere als perfekt… Such is life.

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