PR-Outreach per Telefon: Warum Sie Journalisten anrufen sollten

Funktioniert PR-Outreach am besten per Telefon? Laut einer Umfrage sieht es nicht so aus: Demnach wollen 89 Prozent aller Journalisten Informationen per E-Mail erhalten. Nur 1,2 Prozent wollen angerufen werden. Die Praxis zeigt aber, dass hochwertige Coverage oft nur nach einem Anruf zustande kommt. In diesem Artikel wird erklärt, warum – und wann – Sie Journalisten anrufen sollten.

Umfrage-Ergebnisse zum PR-Outreach per Telefon…

Ich habe mich gewundert, als ich mir die Ergebnisse der Umfrage „State of the Media Report 2023“ für Deutschland von Cision angesehen habe: Die allermeisten Journalisten wollen Informationen per E-Mail erhalten? Nur 1,2 Prozent wollen angerufen werden? 

Das deckt sich so gar nicht mit meiner Erfahrung. 

… und meine Erfahrung mit PR-Outreach per Telefon

PR-Outreach funktioniert in meinem Arbeitsalltag so: Wir überlegen uns, welches Thema zu welchem Medium passt, schreiben einen Pitch, verschicken diesen per E-Mail, warten ab… und telefonieren nach. 

Denn wenn ich (nach allen Regeln der Kunst, if I say so myself) einen Pitch für eine bestimmte Journalistin geschrieben und diesen per E-Mail geschickt habe, passiert in vielen Fällen – erstmal nichts. Oder nicht genug.

Ja, wenn die Journalistin mich kennt, meinen Kunden kennt – dann reagiert sie vielleicht. Allein schon aus Höflichkeit. „Danke – schau ich mir an.“ Oder auch: „Interessante Geschichte. Wir sind gerade mit der Messe XY sehr beschäftigt, melde mich danach.“

So eine Reaktion ist sehr erfreulich. Und natürlich schreibe ich gleich zurück und drücke meine Vorfreude auf das Feedback aus.

Nur war’s das dann meistens.

Kein Wunder – Journalisten, auch das zeigt der Cision-Report, erhalten bis zu 150 Themenvorschläge pro Woche oder sogar mehr. Ein Großteil davon ist für sie nicht relevant. Da kann eine einzelne E-Mail schon mal durchrutschen. 

Wenn ich jedoch ein paar Tage später bei der Redakteurin anrufe und um Feedback für mein Beitrags- oder Interviewangebot bitte? Dann sind die Chancen exzellent, dass meine Gesprächspartnerin sich die E-Mail nochmal anschaut oder erneut schicken lässt. 

Und dann haben wir auch gute Aussichten, dass daraus eine Veröffentlichung wird. Oder wir bekommen zumindest Feedback, das uns hilft, den nächsten Themenvorschlag noch besser auf das Medium zuzuschneiden.

Meine Ergebnisse 2023 mit PR-Outreach per Telefon

Um sicherzugehen, dass Nachtelefonieren nicht nur meinem persönlichen Eindruck zufolge funktioniert, sondern tatsächlich, habe ich mir noch einmal die Veröffentlichungen angeschaut, die ich 2023 für meine Kunden arrangiert habe. 

Zur Einordnung: Ich meine hier keine Veröffentlichungen auf Basis von Pressemitteilungen oder Media Alerts, die an einen großen Verteiler gehen. Sondern Gastbeiträge oder Interviews, die auf maßgeschneiderte Themenvorschläge für ganz bestimmte Medien zurückgehen. 

Und es geht auch nur um die Veröffentlichungen, bei denen ich persönlich für die Platzierung in den Zielmedien zuständig war, also den Outreach selbst gemacht habe. Das waren 2023 zwölf Veröffentlichungen (für zwei Kundenunternehmen – und nein, ich war nicht die einzige, die sich darum gekümmert hat! Es gab also weit mehr Veröffentlichungen für diese Kunden). 

Bei zehn von den zwölf Veröffentlichungen habe ich erstmal nachtelefoniert, bevor die Sache ernsthaft in Gang gekommen ist. Nur zweimal reichte die Email allein und es kam sofort eine Zusage.

Warum funktioniert PR-Outreach per Telefon, wenn die Journalisten ihn gar nicht wollen?

Das ist eine heikle Frage. Ich möchte auf keinen Fall dafür werben, anderen Menschen mit Anrufen auf die Nerven zu gehen. 

Aber was, wenn der Anruf gar nicht so nervig ist?

Eine Kollegin von mir, die wie ich lange als Journalistin gearbeitet hat, erklärt den offensichtlichen Widerspruch zwischen Theorie und Praxis folgendermaßen: 

Theoretisch wollen die meisten Berufstätigen, Journalisten eingeschlossen, so wenig Anrufe wie möglich erhalten. In der Praxis – und wenn die Umstände gerade stimmen – ist ein Anruf aber manchmal durchaus willkommen:

• Ja, Anrufe kommen zu einem Zeitpunkt, den wir nicht selbst bestimmen, daher können sie uns aus einer anderen Arbeit rausreißen. Aber wenn wir ehrlich sind – wir arbeiten nicht ununterbrochen hochkonzentriert, sondern sind phasenweise mit ungerichteter Suche nach Inspiration beschäftigt. Wenn nun ein Anruf kommt, der uns einen nützlichen Impuls für unsere Arbeit gibt, sind wir möglicherweise gar nicht so unglücklich darüber.
• Und ja, Anrufe können ineffizient sein und länger dauern als unbedingt nötig. Weil man Nettigkeiten austauscht und womöglich ins Plaudern kommt. Aber gerade im Zeitalter des Home-Office sind ein, zwei Minuten persönlichen Austauschs zuweilen genau das, was wir brauchen. 
• Und nochmal ja: Anrufe sind oldschool. Aber viele Wissensarbeiterinnen, auch Journalistinnen, sind den ganzen Tag mit schriftlicher Kommunikation und Online-Meetings beschäftigt. Da kann ein Telefonat eine angenehme Abwechslung sein.

Und wer wirklich nicht angerufen werden will? Entweder grundsätzlich – oder in diesem Moment, weil er gerade konzentriert arbeitet? Stellt den Ton aus, lässt keine Anrufe durchstellen, geht einfach nicht ran.

Greifen Sie zum Hörer – PR-Outreach braucht das Gespräch

Anrufe rufen stärkere Emotionen wach als E-Mails. Der (auf Empfängerseite) spontane menschliche Kontakt, der unmittelbare Impuls über die Stimme im Ohr, der Gesprächsverlauf, der sich – bei aller Planung auf Seiten des Anrufenden – auf natürliche Weise entwickeln darf, und nicht zuletzt eben jener nützliche Impuls für die eigene Arbeit: Das alles kann aus einem Anruf ein Mini-Highlight eines Arbeitstags machen. 

Hinzu kommt die langfristige Wirkung: Ein gutes Telefonat legt eine wertvolle Grundlage für die weitere Zusammenarbeit – sei diese mündlich oder schriftlich.

Das haben Sie davon, wenn Sie Telefonate als Mittel des PR-Outreachs nutzen:

• Sie bringen Ihren schriftlichen Themenvorschlag in Erinnerung
• Sie erhalten sehr wahrscheinlich Feedback und können künftig noch zielgenauer pitchen
• Sie erhöhen die Chancen auf eine Veröffentlichung
• Sie lernen Ihren Gesprächspartner als Menschen besser kennen – und umgekehrt
• Sie schaffen eine gute Basis für die weitere Zusammenarbeit

Was Sie dafür brauchen – nach dem passenden Themenvorschlag per E-Mail – ist eine ordentliche Vorbereitung auf das Telefonat, inklusive Wahl des richtigen Zeitpunkts (die Cision-Umfrage hat ergeben: ein paar Tage nach der E-Mail).

Was brauchen Sie noch, um Journalisten anzurufen? Ausreichend Ruhe. Und etwas Mut.

Oder brauchen Sie einfach Kommunikations-Profis, die sich um den PR-Outreach für Ihre B2B-Technologie-Themen kümmern? Menschen, die zum Hörer greifen?

Dann sind trotzdem erst einmal Sie selbst gefragt: Rufen Sie mich einfach an 😉